Eine Legionellenakte ist keine Sammlung einzelner PDF-Dateien, sondern die nachvollziehbare Dokumentation einer konkreten Trinkwasseranlage. Sie verbindet technische Angaben, Beprobungsplanung, Probenahme, Laborbefunde und gegebenenfalls Maßnahmen zu einem Vorgang, der auch dann verständlich bleibt, wenn Verwaltung, SHK-Betrieb, Labor und Betreiber unterschiedliche Unterlagen führen.
Für Großanlagen zur Trinkwassererwärmung erleichtert eine feste Aktenstruktur die wiederkehrende Untersuchung und die Reaktion auf auffällige Befunde. Welche Anlagen untersucht werden müssen, erläutert der Beitrag Legionellenpflicht im Mietshaus richtig prüfen. Die folgende Vorlage beschreibt, welche Unterlagen pro Anlage abgelegt und wie sie miteinander verknüpft werden sollten. Fachlich verantwortet wird diese Einordnung durch den Autor des Fachbeitrags.
Das Anlagenstammblatt schafft die eindeutige Objektzuordnung
Am Anfang jeder Akte steht ein Anlagenstammblatt. Es verhindert, dass Befunde, Protokolle oder Fristen versehentlich einem falschen Gebäude, einem falschen Hauszugang oder einer anderen Anlage auf demselben Grundstück zugeordnet werden. Besonders bei Liegenschaften mit mehreren Häusern, getrennten Trinkwassererwärmern oder mehreren Betreibern ist diese Zuordnung unverzichtbar.
Mindestangaben zum Objekt und zum Betreiber
Das Stammblatt sollte die vollständige Objektanschrift enthalten, einschließlich Hausnummer, Gebäudeteil und gegebenenfalls Wohnungsnummer oder Nutzungsbereich. Hinzu kommen Name und Anschrift des Betreibers sowie eine fachlich und organisatorisch erreichbare Ansprechperson. Sinnvoll sind außerdem Telefonnummer und E-Mail-Adresse, damit Rückfragen des Labors oder des Gesundheitsamts ohne Suche in anderen Akten beantwortet werden können.
Dokumentieren Sie die Anlagenart und die wesentlichen technischen Bestandteile: Trinkwassererwärmer, Speicher oder Durchflussanlage, Zirkulationsleitung, Zirkulationspumpe und vorhandene Strangabsperrungen. Vermerken Sie auch, ob die Wasserversorgungsanlage im Rahmen einer gewerblichen oder öffentlichen Tätigkeit betrieben wird. Diese Angabe ist für die Einordnung der Pflichten nach der Trinkwasserverordnung maßgeblich.
Technische Unterlagen zuordnen
Zum Stammblatt gehören das aktuelle Anlagenschema und, soweit vorhanden, Grundrisse oder Steigstrangpläne. Änderungen an der Anlage, etwa ein Speichertausch, ein Umbau der Zirkulation oder eine Stilllegung von Leitungsabschnitten, müssen mit Datum ergänzt werden. Eine alte Skizze darf nicht unkommentiert als aktuelle Grundlage für die Beprobung weiterverwendet werden.
- Objektanschrift mit eindeutiger Gebäude- und Anlagennummer
- Betreiber und zuständige Ansprechperson
- Art der Trinkwasseranlage und Angaben zur Nutzung
- Trinkwassererwärmer, Zirkulation und bekannte Besonderheiten
- aktuelles Schema mit Stand oder Änderungsdatum
Der Beprobungsplan benennt jede Entnahmestelle eindeutig
Der Beprobungsplan ist die Arbeitsgrundlage für die systemische Untersuchung auf Legionellen. Er übersetzt das Anlagenschema in eindeutig auffindbare Entnahmestellen. Eine Bezeichnung wie „oberes Bad“ oder „Keller“ reicht dafür nicht aus, weil Räume umgenutzt werden können und mehrere Armaturen vorhanden sein können.
Entnahmestellen mit Ort, Kennzeichnung und Foto erfassen
Jede Stelle erhält eine dauerhafte Kennzeichnung, etwa eine Anlagennummer mit laufender Nummer der Entnahmestelle. Der Plan beschreibt ihre Lage so genau, dass eine ortsfremde Probennehmerin oder ein ortsfremder Probennehmer sie findet: Gebäude, Geschoss, Raum, Leitungsstrang und Armatur. Benennen Sie auch die Entnahmearmatur, beispielsweise eine Probenahmeventil am Speicherabgang, eine Armatur in der Zirkulation oder eine Entnahmestelle in einer Wohnung.
Ein Foto ergänzt die textliche Beschreibung. Es sollte die Armatur im räumlichen Zusammenhang zeigen und mit der Kennzeichnung im Plan übereinstimmen. Bei verdeckt eingebauten oder schwer zugänglichen Stellen sind Hinweise zu Zugang, Schlüssel, Revisionsöffnung und erforderlicher Terminabstimmung wichtig.
Bezug zum Schema und Auswahl der Stellen
Ordnen Sie jede Entnahmestelle im Plan dem Anlagenschema zu. So wird sichtbar, ob sie am Austritt des Trinkwassererwärmers, am Eintritt der Zirkulation oder am Ende eines Steigstrangs liegt. Für die systemische Untersuchung sind die im DVGW-Arbeitsblatt W 551 vorgesehenen Stellen auszuwählen. Die Auswahl richtet sich nach Aufbau und Ausdehnung der konkreten Anlage, nicht nach einer starren Liste von Raumnamen.
Die Beprobungsstellen dürfen daher nicht ohne technische Prüfung von einem früheren Auftrag übernommen werden. Nach Umbauten oder bei erkannten hydraulischen Auffälligkeiten muss der Plan überprüft werden. Für die organisatorische Vorbereitung hilft auch der Beitrag Legionellenuntersuchung richtig beauftragen.
| Feld im Beprobungsplan | Beispiel für die Dokumentation |
|---|---|
| Stellenkennung | Eindeutige, in Plan, Protokoll und Befund identische Kennzeichnung |
| Lage | Gebäude, Geschoss, Raum und Leitungsabschnitt |
| Armatur | Art der Entnahmearmatur und Zugangsbedingung |
| Schema-Bezug | Markierung der Stelle auf dem aktuellen Anlagenschema |
| Foto | Bilddatei mit Stellenkennung und Aktualisierungsdatum |
Das Probenahmeprotokoll hält die Durchführung fest
Der Laborbefund beantwortet die Frage, welches Ergebnis eine Probe hatte. Das Probenahmeprotokoll beantwortet zusätzlich, wann, wo und durch wen diese Probe gewonnen wurde. Beide Dokumente müssen deshalb über dieselbe Probenkennzeichnung sicher miteinander verknüpft sein.
In das Protokoll gehören Datum und Uhrzeit der Probenahme, die genaue Probenahmestelle, Name der Probennehmerin oder des Probennehmers, die beauftragte Untersuchungsstelle und die Probenkennzeichnung. Verwenden Sie die Kennzeichnung aus dem Beprobungsplan unverändert. Ergänzende Labor- oder Auftragsnummern sind hilfreich, ersetzen aber nicht die eindeutige Anlagen- und Stellenkennung.
Plausibilität vor der Ablage prüfen
Prüfen Sie nach Eingang des Protokolls, ob alle vorgesehenen Stellen tatsächlich beprobt wurden und ob die Bezeichnungen lesbar sind. Fehlt eine Probe, wurde eine andere Stelle genutzt oder ist eine Entnahmestelle nicht eindeutig beschrieben, muss dies in der Akte erkennbar sein. Ein Protokoll nachträglich zu verändern, ohne die Änderung kenntlich zu machen, gefährdet die Nachvollziehbarkeit.
Bei einer durch das Labor organisierten Probenahme stellt häufig die Untersuchungsstelle das Protokoll bereit. Bei abweichenden Zuständigkeiten sollte vor der Beauftragung vereinbart werden, wer Protokoll, Probenkennzeichnung und Befund an Betreiber oder Verwaltung übermittelt. So entstehen keine Lücken zwischen Außendienst, Labor und Objektakte.
Der Laborbericht gehört unverändert zur Anlagenakte
Der vollständige Untersuchungsbefund einer zugelassenen Untersuchungsstelle gehört unverändert in die Anlagenakte. Eine selbst erstellte Ergebnisübersicht kann als Orientierung dienen, sie ersetzt aber nicht den Originalbefund oder dessen unveränderte elektronische Fassung. Der Befund ist die Grundlage für die Bewertung und für mögliche Folgeschritte.
Welche Angaben der Befund enthalten muss
Für die Aktenprüfung müssen mindestens Probenbezeichnung, Ergebnis und der Untersuchungsparameter Legionella spec. nachvollziehbar sein. Der Bericht muss außerdem so zugeordnet werden können, dass Probenahmedatum, Untersuchungsstelle und die zugehörige Anlage erkennbar bleiben. Legen Sie auch Nachträge, Korrekturen oder ergänzende Befunde zur selben Untersuchung ab, statt nur die zuletzt eingegangene Datei zu behalten.
Eine interne Befundübersicht kann die Termine der nächsten Untersuchung und den Verlauf je Entnahmestelle abbilden. Sie sollte jedoch stets auf den gespeicherten Laborbericht verweisen. Bei auffälligen Ergebnissen erleichtern Vorbefunde die technische Einordnung, etwa wenn eine Stelle wiederholt betroffen ist oder wenn sich die Anlage zwischen zwei Untersuchungen verändert hat.
Bei Überschreitung ergänzen Anzeige und Gefährdungsanalyse die Akte
Wird der technische Maßnahmenwert für Legionella spec. erreicht oder überschritten, entsteht ein eigener, dokumentationspflichtiger Vorgang. Nach der Trinkwasserverordnung beträgt dieser technische Maßnahmenwert 100 koloniebildende Einheiten je 100 Milliliter. Der Betreiber muss die in der Verordnung vorgesehenen Pflichten erfüllen, einschließlich der unverzüglichen Anzeige beim Gesundheitsamt und der weiteren Untersuchung der Ursachen.
Anzeige und Kommunikation nachvollziehbar ablegen
Legen Sie die Anzeige an das zuständige Gesundheitsamt mit Versandnachweis, Eingangsbestätigung und allen Antworten des Amtes ab. Die konkrete Verfahrensweise kann je nach Bundesland und Gesundheitsamt unterschiedlich organisiert sein. Deshalb sollte die Akte auch behördliche Hinweise, angeordnete Schritte und die jeweils gesetzten Fristen enthalten.
Gefährdungsanalyse und Maßnahmenakte trennen, aber verknüpfen
Die Gefährdungsanalyse ist nach den Vorgaben der Trinkwasserverordnung zu erstellen und in die Akte aufzunehmen. Sie soll die Ursachen möglicher Kontaminationen systematisch bewerten und technische, organisatorische oder betriebliche Mängel benennen. Dazu gehören die Besichtigung der Anlage, die Prüfung der Betriebsbedingungen und die Auswertung der Befunde sowie vorhandener Planunterlagen.
Ergänzen Sie Unterlagen zu allen vom Betreiber ergriffenen oder veranlassten Maßnahmen: Arbeitsaufträge, Prüfprotokolle, Nachweise zu Instandsetzung oder Einstellung, Informationsschreiben und Ergebnisse von Kontrolluntersuchungen. Die Maßnahmenakte sollte jeweils erkennen lassen, wer was wann veranlasst, ausgeführt und geprüft hat. Das Vorgehen nach einem auffälligen Befund wird im Beitrag Maßnahmenwert überschritten: Praxisfall im Mietshaus weiter eingeordnet.
Unterlagen werden nach Trinkwasserverordnung zehn Jahre aufbewahrt
Die Trinkwasserverordnung verpflichtet Betreiber, die erforderlichen Unterlagen zur Trinkwasseranlage zu dokumentieren und grundsätzlich zehn Jahre verfügbar zu halten. Für die Objektakte bedeutet das: Nicht nur der aktuelle Laborbericht, sondern auch die zugehörigen Planungs-, Probenahme- und Maßnahmenunterlagen müssen in einer Form abgelegt werden, die während dieser Zeit lesbar und zuordenbar bleibt.
Eine belastbare Ablagestruktur festlegen
Führen Sie pro Anlage einen eindeutigen digitalen Ordner oder eine gleichwertige elektronische Akte. Bewährt hat sich eine Gliederung nach Anlagenstammblatt, Beprobungsplan, Untersuchungstermin, Laborbefund sowie Auffälligkeiten und Maßnahmen. Dateinamen sollten Objektkennung, Datum, Dokumentart und gegebenenfalls Probenahmerunde enthalten.
Die Aufbewahrungspflicht entbindet nicht davon, Unterlagen bei Änderungen zu aktualisieren. Bewahren Sie ältere Fassungen von Schemata so auf, dass erkennbar bleibt, für welchen Zeitraum sie galten. Bei einem Betreiberwechsel sollte die vollständige Dokumentation übergeben werden, weil die Anlage und ihre Untersuchungshistorie nicht mit dem Wechsel der Verwaltung neu beginnen.
Die Vorlagen führen zur vollständigen und fristgerechten Anlagenakte
Eine vollständige Legionellenakte beginnt mit der eindeutigen technischen Zuordnung und endet nicht mit dem Laborbericht. Stammblatt, Beprobungsplan, Probenahmeprotokoll und unveränderter Befund bilden die Regelakte. Bei einer Überschreitung kommen Anzeige, Gefährdungsanalyse und der nachvollziehbare Nachweis aller Maßnahmen hinzu. Mit dieser Struktur liegen die entscheidenden Informationen bereits vor, bevor die nächste Untersuchung ansteht oder ein Befund Handeln verlangt.
Für betreute Bestände kann Trinkwasserwacht mit Beprobungsplan, fotografierten Probenahmestellen und Fristerinnerung die objektbezogene Ablage unterstützen. Wenn Sie eine Vorführung oder frühen Zugang wünschen, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite. Legen Sie zuvor mindestens Objektanschrift, vorhandene Anlagenschemata und die letzten Laborbefunde bereit, damit die Anlage ohne Medienbruch eingerichtet werden kann.
